Чем лучше работает архивная служба сегодня, тем легче завтра будет исследователям, родоведам, юристам, да и простым гражданам находить нужную информацию. Основная задача архивного отдела администрации АГО, сказала его заведующая Ольга Мотылёва, — формирование Архивного фонда РФ документами по истории развития Артёмовского городского округа, а также его пополнение, сохранение и использование.
В 2022 году, озвучила цифры специалист, отделом организован приём документов в «Центр архивной документации»: 1719 управленческих, 162 фото, 7 видео и 1 документ личного происхождения на бумажной основе. Документы государственной собственности Свердловской области тоже комплектует архивный отдел, а хранение обеспечивает Центр. На 1 января 2023-го в ЦАД хранится 126 262 дела — за прошлый год архивный комплекс увеличился на 7938 единиц хранения.
Заглядывать в прошлое архивистам приходится часто, но с настоящим эти специалисты тоже дружат. Чтобы, к примеру, организовать качественный отбор документов, важно уже на стадии делопроизводства и ведомственного хранения всё сделать грамотно. А потому, говорит Ольга Иосифовна, специалисты отдела находятся в живом диалоге с местными учреждениями — консультируют, организуют работу архивов, оказывают методическую помощь. И экскурсии, выставки для детей и взрослых организуют. И индивидуальную работу ведут:
— К нам родоведы приходят: сказала бы, что интерес к этой теме величина постоянная. По вопросам обеспечения социально-правовых гарантий (подтверждению стажа, заработной платы, условий вредности) тоже достаточно обращений. Скажем, гражданин приходит с запросом в Пенсионный фонд, ПФР отправляет запрос в архив, и сотрудники находят или нет по документам информацию. Гражданин может вести и самостоятельные поиски, и если возникают сложности, то у нас есть услуга «Работа исследователя».
Поиск бывает очень сложным, потому что иногда по ликвидированным предприятиям можно найти неполный набор документов или документы хранятся в другом фонде. Поэтому одна из задач архивного отдела на 2023 год, отметила Ольга Мотылёва, — обеспечить сохранность документов ликвидированных организаций (в ходе банкротства, при приватизации) — продолжить организацию работы в этом направлении.